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Projektmanagement mit Asana

Projekt mit Asana

Eine Software, die für Übersicht sorgt.

Egal ob dein Projekt klein oder groß ist. Asana hilft dir dein Projekt zu managen. Jeder Unternehmer kennt die Macht des Projektmanagements. Eine Stunde Projektmanagement verringert einen Tag der Umsetzung. So sagt man zumindest. Wir gucken uns in diesem Beitrag die Grundlagen für gutes Projektmanagement sowie die Grundlagen von Asana an.

Was ist Projektmanagement

Projektmanagement ist definitionsgemäß das Planen, Steuern und Verwalten von Projekten. Im Businesszusammenhang ist ein Projekt ein geplantes oder bereits gestartetes Vorhaben. Nun aber Schluss mit den Definitionen. Schauen wir mal was beim Projektmanagement wichtig ist?

Vorab ist wichtig zu betonen, dass ich hier größtenteils aus meiner eigenen Erfahrung berichte, die sich jedoch in vielen Punkten mit den offiziellen Informationen deckt. Dennoch könnte es zu Abweichungen kommen, die zu Verwirrung führen könnten. Ich bitte das zu berücksichtigen.   

Ein klares Ziel

Wenn wir ein Projekt ohne ein Ziel haben, sollten wir dringend ein Ziel finden. In jedem anderen Fall entwickelt sich das Projekt in verschiedene Richtungen, was sehr kostenintensiv und zeitintensiv werden kann. Zu einer klaren Zielvorgabe gehört auch ein Start- und ein Abschlussdatum sowie ein Budgetrahmen, der nicht überschritten werden darf. Jedes Projekt kann in weitere Unterziele die so genannten Meilensteine unterteilt werden. Durch die Meilensteine kann der Prozess in einem Projekt sehr gut beobachtet werden. Auch hier sind klare (SMARTe) essenziell. 

Klare Aufgabenverteilung

Wenn die Aufgaben nicht klar verteilt sind, ist das der Untergang eines jeden Projekts. Jedem Mitarbeiter oder Projektteilnehmer muss klar sein, was seine Aufgabe ist. Das heißt nicht, dass die Aufgaben nicht mit einem gewissen Handlungsspielraum gegeben werden können. Sondern vielmehr, dass jedem klar sein sollte bis wann welches Ziel erreicht werden muss, um den Fortbestand oder den Erfolg des Projekts zu sichern. 

Eine gute Übersicht

Wenn du deine Übersicht über dein Projekt verlierst kannst du an sich auch von vorne beginnen. Um die Übersicht über Termine, Aufgaben und Zuständigkeiten zu behalten helfen Tools wie Asana sehr. Diese Tools geben eine klare Strukturierung, erinnern dich an deine Abgabezeiten, erstellen auf Grund von Regeln neue Aufgaben und weisen diese Zu und können so ein Projekt effektiv unterstützen.   

Ein guter Teamspirit

Das Team bestimmt über den Erfolg eines Projekts. Wenn die Skills im Team stimmen, ein gemeinsames Ziel verfolgt wird und es dann auch noch die richtige Motivation bekommt, können Wunder entstehen. So ist es Steve Jobs und seinem Team gelungen den Macintosh zu entwickeln obwohl der LISA das eigentliche Flaggschiff von Apple sein sollte. Teamspirit ist ein sehr effektiver Antrieb eines jeden Projekts. Er kann durch einen freundschaftlichen Umgang, gemeinsame Erlebnisse und ein lockeres Regelwerk erschaffen werden. Das wichtigste ist jedoch die Vision, das Ziel oder das WARUM eines Projekts. Ganz nach dem Satz: “Wer die Herzen kontrollieren kann, muss sich um die Köpfe nicht zu sorgen”.  

Was kann Asana?

Wir werden nicht auf alles Fähigkeiten von Asana eingehen. Das würde diesen Artikel stark übersteigen. Allerdings kannst du dich gerne auf der Website von Asana über die Software informieren. Zusammengefasst bietet das Online Tool alles was du für ein wirklich gutes Projektmanagement benötigst. Eine Aufgabenplanung. Zuweisung von Aufgaben. Timestamps. Meilensteine. Eine gute Übersicht und viele weitere Features. 

Zusätzlich bietet Asana auch Integrationsmöglichkeiten mit Slack, Hubspot, Salesforce, MS Teams uns vielen weiteren Drittanbietern an. Sollte eine Integration vermisst werden, können Automation durch Zapier ausgeführt werden. Das ist grade für komplexe Projekte mit viel Dokumentation sehr hilfreich, da hier viel Routinearbeit durch die Technik abgenommen werden kann.  

Ich persönlich finde Asana aufgrund seiner Übersichtlichkeit sehr gut. Es ist einfach zu bedienen, hat eine sehr gute Mitarbeiterverwaltung und ist vergleichsweise Preiswert im Vergleich zu anderen Tools, die oftmals weniger bieten. Im folgenden habe ich für dich einmal ein paar der wichtigsten Features von Asana herausgestellt.  

Verschiedene Darstellungsoptionen

Die Projektplanung kann von Asana in verschiedenen Varianten dargestellt werden. So kann in der Spaltenansicht, in der Kalenderansicht oder in einer Listenansicht (siehe oben) gearbeitet werden. Diese Darstellungsoptionen erleichtern den Ablauf von Projekten wesentlich. Ich persönlich verwende meistens die Listenansicht. Jedoch kann grade um Abläuft festzulegen die Spalten- oder die Kalenderansicht sehr hilfreich sein.

Interne Kommunikation

Durch die Möglichkeit Nachrichten in Asana selbst zu versenden und bestimmte Personen zu Markieren, Dateien zu verknüpfen und zu teilen, bekommt Asana eine sehr umfangreiche Möglichkeit der internen Kommunikation. So können Aufgabendetails auch über weite Strecken einfach besprochen und für das ganze Team (wenn gewünscht) zugänglich gemacht werden.

Übersicht über das Projekt

Asana bietet Dashboards an, die eine direkte Übersicht über die Verschiedenen oder ein bestimmtes Projekt geben. Das erleichtert die Planung, die Zuweisung und das Projektmanagement an sich. Über diese Dashboards kann Kommuniziert, geplant, abgehakt, neu zugewiesen, Dateien hochgeladen und der Ablauf des Projekts beobachtet werden.  

Klare Empfehlung

Jedes Unternehmen, dass kleine und große Projekte angeht und diese an das Team zuweisen muss, eine gute kommunikation und sich einen einfachen, intuitiven Umgang mit der Software wünscht, sollte sich Asana einmal anschauen. Es ist ein sehr cooles Tool mit unzähligen Möglichkeiten. Es kann individuell oder nach Schema F verwendet werden. Ganz nach Bedarf. Wir nutzen Asana für all unsere Projekte und werden es auch in Zukunft weiter nutzen.     

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